PRESUPUESTO EMPRESARIAL.
Es una proyección de
los gastos e ingresos que tendrá la empresa, en un lapso que es por lo general
de un año. Hay varios tipos de presupuesto, dependiendo del ámbito del mismo y
del área dentro de la empresa a la que esté enfocado, como por ejemplo
presupuesto de producción, de costos, de materiales, y el presupuesto
financiero.
Es una herramienta
fundamental para la proyección de la empresa en el tiempo. Su finalidad es que
sirvan de medio de diagnóstico, planificación y control de los recursos
internos de las organizaciones para las tomas de decisiones sobre el uso y
aplicación de fondos para los procedimientos operativos, administrativos y
financieros.
DEFINICIÓN
E IMPORTANCIA DE PRESUPUESTO.
Es un plan de acción
dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos
financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas
condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad
de la organización. El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual
de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por
término de un año.
Elaborar un
presupuesto permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones
privadas o las familias establecer prioridades y evaluar la
consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines, puede ser necesario
incurrir en déficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el
contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará
un superávit (los ingresos superan a los gastos).
IMPORTANCIA
DE LOS PRESUPUESTOS
1. Los presupuestos
son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la
organización.
2. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.
3. Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.
2. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.
3. Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.
4. Facilitan que los
miembros de la organización
5. Cuantifican en
términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.
6. Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.
7. Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria
8. Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.
9. Las lagunas, duplicaciones o sobre posiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relación con el desenvolvimiento del presupuesto.
6. Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.
7. Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria
8. Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.
9. Las lagunas, duplicaciones o sobre posiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relación con el desenvolvimiento del presupuesto.
OBJETIVOS
DE LOS PRESUPUESTOS.
- Consideración
del futuro, para que los planes trazados permitan la obtención de la
utilidad máxima, de acuerdo con las condiciones que se presenten.
- Asegurar la
liquidez financiera de la empresa.
- La coordinación
de todas las actividades, para obtener ese fin.
- Establecer un
control para conocer si los planes son llevados a cabo y determinar la
dirección que se lleva en relación con los objetivos establecidos.
- Tener
anticipadamente todo lo necesario para la elaboración y ejecución
del Presupuesto
- Planificación
unificada y sistematizada de las posibles acciones, en concordancia con
objetivos
- Compaginación
estrecha y coordinada de todas y cada una de las secciones para que
cumplan con los objetivos de la entidad. La influencia coordinadora de los
presupuestos constituye una ayuda valiosa para lograr este equilibrio.
- Ayuda enorme en
las políticas a seguir, tomas de decisiones y visión de conjunto así como
auxilio correcto y con buenas bases para conducir y guiar a los
subordinados. Es una valiosa herramienta puesto que por una parte permite
delegar las decisiones programadas.
- Comparación a
tiempo entre lo presupuestado y los resultados obtenidos, dando
lugar a diferencias analizables y estudiables, para hacer las
correcciones, mejoras y formulaciones de nuevos planes para alcanzar
un eficiente manejo empresarial.
VENTAJAS
QUE BRINDAN LOS PRESUPUESTOS.
- · Cada miembro
de la empresa pensará en la consecución de metas específicas mediante la
ejecución responsable de las diferentes actividades que le fueron
asignadas.
- ·
La dirección de la firma realiza un estudio un estudio temprano
de sus problemas y crea entre sus miembros el hábito de
analizarlos, discutirlos cuidadosamente antes de tomar decisiones.
- · De manera
periódica se replantean las políticas si después de revisarlas y
evaluarlas se concluye que no son adecuadas para alcanzar los objetivos
propuestos.
- · Ayuda a la
planeación adecuada de los costos producción.
- · Se provoca
optimizar resultados mediante el manejo adecuado de los recursos.
- · Se crea la
necesidad de idear medidas para utilizar con eficacia los
limitados recursos de la empresa, dado el costo de los mismos.
- · Es
el sistema más adecuado para establecer “costos promedios” y
permite su comparación con los costos reales, mide le eficiencia
de la administración en el análisis de las variaciones y sirve
de incentivo para actuar con mayor efectividad.
- · Facilita la
vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la
empresa.
DESVENTAJAS
- ·
Sus datos al ser estimados estarán sujetos al juicio o la
experiencia de quienes los determinaron.
- · Es sólo una
herramienta de la gerencia. “Un plan presupuestario se diseña para
que sirva de guía a la administración y no para que la
suplante”.
- · Su
implantación y funcionamiento necesita tiempo, por tanto, sus beneficios
se tendrán después del segundo o tercer periodo cuando se haya ganado
experiencia y el personal que participa en su ejecución esté plenamente
convencido de las necesidades del mismo.
LIMITACIONES
DE LOS PRESUPUESTOS
Entre las
principales limitaciones se nombran las siguientes:
- Están basados
en estimaciones.
- Deben ser
adaptados constantemente a los cambios de importancia que surjan.
- Su ejecución no
es automática, se necesita que el elemento humano comprenda su
importancia.
- Es un
instrumento que no debe tomar el lugar de la administración. Es una
herramienta que sirve a la administración para que cumpla su cometido, y
no para entrar en competencia con ella.
EL
PRESUPUESTO Y EL PROCESO DE DIRECCIÓN:
La función de los
buenos presupuestos en la Administración de un negocio se comprende mejor
cuando esto se relacionan con los fundamentos de la Administración misma o sea,
como parte de las funciones administrativas: Planeación, Organización,
Coordinación, Dirección y Control.
La Planeación y el
Control, como funciones de la gestión administrativa, son rasgos esenciales del
Proceso de elaboración de un Presupuesto. Además, la organización, la
coordinación y la dirección permiten asignar recursos y poner en marcha los
planes con el fin de alcanzar los objetivos.
El Control Presupuestario
es el medio de mantener el plan de operaciones dentro de unos límites
razonables, mediante él se comparan unos resultados reales frente a los
Presupuestos, se determinan variaciones y se suministran a la Administración
elementos de juicio para la aplicación de acciones correctivas sin presupuesto
la dirección de una Empresa no sabe hacia cual meta debe dirigirse, no puede
precisar los campos de la inversión que merecen financiarse.
La Ausencia de
Presupuestos imposibilita cuestionar los resultados conseguidos en cuanto a
venta, abastecimientos producción y/o utilidades.
CLASIFICACIÓN
DEL PRESUPUESTO
Rígidos,
estáticos, fijos o asignados:
Por lo general se
elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado éste, no se
permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan.
De este modo se
efectúa un control anticipado, sin considerar el comportamiento económico,
cultural, político, demográfico o jurídico de la región donde actúa la empresa.
Flexibles
o Variables:
Se elaboran para
diferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que
surgen en cualquier momento. Muestran los ingresos, costo y gastos ajustados al
tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicación en
el campo de presupuestación de los costos, gastos indirectos de fabricación,
administrativos y ventas.
A Corto
Plazo:
Los presupuestos a
corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un año.
A Largo
Plazo:
En este campo se
ubican los planes de desarrollo del estado y de las grandes empresas. Los
lineamientos generales de cada plan suelen sustentarse en consideraciones
económicas, como generación de empleo, creación de infraestructura, lucha
contra la inflación, difusión de los servicios de seguridad social, fomento de
ahorro, fortalecimiento del mercado de capitales, capitalización del sistema
financiero o como ha ocurrido recientemente, apertura mutua de los mercados
internacionales.
De
Operación o Económicos:
Incluyen la
presupuestación de todas las actividades para el período siguiente al cual se
elabora y cuyo contenido a menudo se resume en un estado de pérdidas y
ganancias.
Proyectados.
Entre estos podrían incluirse:
Ventas
Producción
Compras
Uso de Materiales
Mano de Obra
Gastos Operacionales
Financieros:
Incluyen el cálculo
de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el balance. Conviene en
este caso destacar el de caja o tesorería y el de capital, también conocido
como de erogaciones capitalizables.
Presupuesto
de Tesorería:
Se formula con las
estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fácil
realización. También se denomina presupuesto de caja o de efectivo porque
consolida las diversas transacciones relacionadas con la entrada de fondos
monetarios o con la salida de fondos líquidos ocasionadas por la congelación de
deudas, amortización de créditos o proveedores o pago de nómina impuestos o
dividendos.
Presupuesto
de Erogaciones Capitalizables:
Controla las
diferentes inversiones en activos fijos. Contendrá el importe de las
inversiones particulares a la adquisición de terrenos, la construcción o
ampliación de edificios, y la compra de maquinaria y equipos. Sirve para
evaluar alternativas de inversión posibles y conocer el monto de los fondos requeridos
y su disponibilidad en el tiempo.
Presupuesto
del Sector Público:
Los presupuestos del
sector público cuantifican los recursos que requieren la operación normal, la
inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales.
Presupuesto
del Sector Privado:
Los utilizan las
empresas particulares como base de planificación de la actividad empresarial.
DIFERENCIAS
CON EL PRESUPUESTO PÚBLICO.
- Las Finanzas
Públicas persiguen el Bienestar Social o Colectivo y Las Privadas buscan
el lucro o enriquecimiento del inversionista.
- Las Finanzas
Públicas logran su ingreso mediante el decreto y aplicación de leyes
públicas de impuesto y rentas sobre el sector privado y empresas del
estado (coerción). Las Privadas perciben su ingreso a través del
fomento al consumo de bienes y servicios por la colectividad, entrando en
juego la oferta y la demanda
- Los Gastos en
las Finanzas Privadas se planifican mediante el flujo esperado de
Ingresos. En cambio en las Finanzas Públicas, se planifica el Presupuesto
de Gasto anualmente según las prioridades de la nación y
luego se define con que “ingreso” se cubrirá
dichos “gastos”.
- Las Finanzas
Públicas tienen acción coercitiva mientras que las Finanzas Privadas
tienen acción voluntaria.
ETAPAS EN
LA ELABORACION DEL PRESUPUESTO:
Primera
Etapa. Preiniciación:
En esta etapa se
evalúan los resultados en vigencias anteriores, se analizan las tendencias de
los principales empleados para calificar la gestión gerencial (ventas, costos,
precios de las acciones en el mercado, márgenes de utilidad, rentabilidad,
participación en el mercado, etc.), se efectúa la evaluación de los factores
ambientales no controlados por la dirección y se estudia el comportamiento del
planeamiento, estratégico y táctico, de manera que exista objetividad al tomar
decisiones.
Segunda
Etapa. Elaboración del Presupuesto:
Con base en los
planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia, se ingresa
en la etapa durante la cual los mismos adquieren dimensión monetaria en términos
presupuestales, precediéndose según las pautas siguientes:
En el campo de las
ventas, su valor se subordinará a las perspectivas de los volúmenes a
comercializar previstos y de los precios. Para garantizar el alcance de los
objetivos mercantiles se tomarán decisiones inherentes de los medios de
distribución, los canales promocionales y la política crediticia.
En el frente
productivo se programaron las cantidades a fabricar o ensamblar, según los
estimativos de venta y las políticas sobre inventarios.
Con base en los
programas de producción y en las políticas que regulan los niveles de
inventarios de materias primas, insumos o componentes, se calculan las compras
en términos cuantitativos y monetarios.
Con base en los
requerimientos del personal planteados por cada jefatura, según los criterios
de la remuneración y las disposiciones gubernamentales que gravitan sobre ella,
la jefatura de relaciones industriales o de recursos humanos deben preparar el
presupuesto de la nómina en todos los órdenes administrativos y operativos.
Los proyectos de
inversión especiales demandarán un tratamiento especial relacionado con la
cuantificación de recursos.
Es competencia de
los encargados de la función presupuestal recopilar la información de la
operación normal y los programas que ameritan inversiones adicionales.
Tercera
Etapa. Ejecución:
En el proceso
administrativo la ejecución se relaciona con la “puesta en marcha de los
planes” y con el consecuente interés de alcanzar los objetivos trazados, con el
comité de presupuestos como el principal impulsar, debido a que si sus miembros
no escatiman esfuerzos cuando se busca el empleo eficiente de los recursos
físicos, financieros y humanos colocados a su disposición, es factible el
cumplimiento cabal de las metas propuestas.
Cuarta
Etapa. Control.
Si el presupuesto es
una especie de termómetro para medir la ejecución de todas y cada una de las
actividades empresariales, puede afirmarse que su concurso sería parcial al no
incorporar esta etapa en la cual es viable determinar hasta qué punto puede
marchar la empresa con el presupuesto como patrón de medida.
Quinta
Etapa. Evaluación:
Al culminar el
período de presupuestación se prepara un informe crítico de los resultados
obtenidos que contendrá no sólo las variaciones sino el comportamiento de todas
y cada una de las etapas iniciales y reconocer los éxitos, al juzgarse que esta
clase de acciones son importantes como plataforma para vencer la resistencia al
planeamiento materializado en presupuestos.
